En otros posts hemos comentado como exportar contactos o traspasarlos a otros perfiles de outlook u ordenadores. Incluso hemos hablado de cómo hacer el traspaso de éstos, los contactos sugeridos o la función de Autocompletar del cliente de correo por excelencia de Microsoft, pero en las versiones hasta 2007. En Outlook 2010 y posteriores la cosa cambia. Vamos a ver cómo…
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Ha desaparecido la carpeta Correo sin leer de Outlook
Con el trasiego del trabajo a veces tocamos el teclado o el ratón, provocando acciones sobre el software o las ventanas que tengamos abiertas en nuestro ordenador, de las que no nos enteramos hasta que en un momento dado de repente, por ejemplo, vamos a echar mano de la carpeta de nuestro Outlook que se llama Correo sin leer.
Envio y recepcion automatico outlook 2007
Envio y recepcion automatico outlook 2007 ha dejado de funcionar. De repente no envía y recibe correo cada cierto tiempo automáticamente y, además tengo que darle a enviar y recibir para enviar los mails que escribo. Os indico cómo solucionarlo para Outlook 2007.
Primero te cuento cómo configurar el envío y recepción automático por si no lo tenías previamente configurado. Ve al menú Herramientas y haz clic en Opciones.
Una vez en las opciones de Outlook haz clic en Enviar y recibir.
Activamos Programar un envío o recepción automático cada e indicamos cuántos minutos. Yo recomiendo 4 ó 5 minutos. También debemos activar Programar un envío o recepción automáticos cada en la parte en la que nos indica Cuando Outlook no tiene conexión. E igualmente los minutos que queramos.
Una vez aclarado el tema del envío y recepción automáticos volvamos a los síntomas que te indicaba al inicio. Si los tienes basta con que hagas dos comprobaciones.
Primero comprueba que en la parte inferior derecha de la ventana de Outlook aparece el texto Sin conexión.
Para solucionar esto ve al menú Archivo y busca la opción Trabajar sin conexión que estará activada con un check a la izquierda. Hazle clic y el check desaparecerá.
Ahora tu configuración de envío y recepción cada X minutos vuelve a funcionar normalmente.
Si aun así al enviar un nuevo mail, éste no sale hasta que hagamos clic en el botón Enviar y recibir, comprueba que está activado en el menú Herramientas, Opciones. Debes tener marcado el check Enviar inmediatamente durante la conexión.
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Trucos para Outlook
Entre los numerosos trucos para Outlook tenemos uno interesante. Como sabes, cuando tienes correo nuevo aparece en la bandeja de entrada un numerito azul indicando los mensajes nuevos que tienes sin leer.
Pues bien, podemos cambiar esto e indicarle a Outlook que nos muestre en este pequeño dígito la cantidad exacta de correos que hay en esta carpeta, en este caso la bandeja de entrada.
El ejemplo que os muestro es en Outlook 2013. En versiones anteriores este pequeño dígito es de color verde. Ya en Outlook 2013 como ves, aparece también en color azul, solo que entre corchetes.
Para ca,biar entre una vista y otra haz clic derecho sobre la bandeja de entrada, haces clic en Propiedades y en la ventana que aparece podemos seleccionar una u otra y aplicar los cambios.
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Extraer direcciones de correo de outlook
Si estás pensando en hacer campaña enviando mailings pero necesitas extraer direcciones de correo de outlook no necesitas software de terceros y pagar licencias. Vamos a utilizar la herramienta de exportación del propio outlook y excel en cualquiera de sus versiones.
Esta vez os lo muestro con Office 2013. En outlook vamos a Archivo y Opciones.
Vamos a Avanzadas y hacemos clic en Exportar.
Seleccionamos Exportar a un archivo. Siguiente. Seleccionamos Valores separados por comas. Siguiente.
Elegimos la carpeta de correo de donde queremos sacar las direcciones de correo. Siguiente. Le ponemos un nombre y una ubicación de destino. Siguiente.
Marcamos la casilla de verificación y vamos a Asignar campos personalizados…
Dejamos las opciones por defecto ya que nos ha agregado los campos que nos interesan. De, Para y CC porque son los que contienen direcciones de correo. Así que Aceptamos y hace el proceso de exportación que tardará más o menos dependiendo del volumen de correo que haya en esa carpeta elegida.
Esto ha creado un fichero en la ubicación de destino con extensión .csv. Le hacemos clic derecho y le indicamos Abrir con… Microsoft Excel.
Verás que ha metido toda la información en la columna A. Elimina la primera fila (la fila 1) y selecciona la columna A. Ve en el menú de Excel a la zona de Datos y a las opciones de herramientas de datos para buscar la opción Texto en columnas.
Dejamos marcada la casilla de verificación en Delimitados y Siguiente
En la zona de separadores le indicamos que en vez de Tabulación (lo desmarcamos) el separador será Otro y escribimos comillas «
Ya en el paso 3 de 3 dejamos las opciones por defecto y hacemos clic en Finalizar. Como resultado nos habrá separado por columnas las direcciones de correo.
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Reparar autocompletar outlook 2010
Para reparar autocompletar en outlook 2010 es decir, si tu outlook 2010 ya no almacena esos contactos que te muestra outlook al poner la primera letra en los campos Para, CO o CCO, podemos reparar esta útil característica con varios procedimientos.
El más sencillo. Hacemos clic en Archivo y Opciones. Vamos a la opción Correo y buscamos a la derecha Enviar mensajes. Hacemos clic en Vaciar lista de Autocompletar.
Y reiniciamos outlook. Si ha funcionado a partir de este momento se almacenarán de nuevo las direcciones de correo a las que vayas enviando correo.
En caso contrario podemos intentarlo de la siguiente forma. Con outlook cerrado vamos a Inicio y abrimos Ejecutar. Escribimos outlook.exe /CleanAutoCompleteCache. Esto nos abre outlook con la caché vacía.
Si aun así sigue sin funcionar podemos intentarlo borrando manualmente el fichero que almacena esta caché y reparando el fichero de datos de outlook. Vamos a la ruta C:UsuarioAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache y borramos el fichero que empieza con el texto Stream_Autocomplete_————.dat
Sin abrir aun outlook nos dirigimos a C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14 (Esta ruta cambiará según tu sistema operativo y tu versión de Office) Nuestro objetivo es abrir la utilidad scanpst.exe para reparar el fichero de datos de outlook.
Una vez reparado abre outlook y envía un nuevo mail para verificar que vuelve a almacenar las direcciones de correo recientes.
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Mover contactos recientes a otro outlook
Para mover contactos recientes a otro outlook es decir, traspasar todos esos contactos que te muestra outlook al poner la primera letra en los campos Para, CO o CCO tienes que localizar el fichero con extensión .nk2 en tu perfil de Windows.
En versiones de Windows hasta Windows Xp encontraremos este fichero en la ruta: C:Documents and settingsUsuarioDatos de programaMicrosoftOutlookOutlook.nk2
En versiones de Windows desde Windows 7 el fichero se encuentra en: C:UsuariosAppDataRoamingMicrosoftOutlookOutlook.nk2
Lo copias y lo pegas sustituyendo el anterior en el equipo donde tienes el outlook de destino. Si en este outlook de destino no ves el fichero .nk2 tienes que crearlo. Para hacerlo envía un mail a cualquier destinatario o a ti mismo y aparecerá el .nk2. Cierra outlook y pega con el mismo nombre que tiene el de destino y listo.
NOTA: este procedimiento es útil únicamente en versiones de outlook hasta 2007. Desde outlook 2010 estos contactos quedan almacenados en la «carpeta» Contactos recientes dentro de la categoría Contactos de outlook.
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Crear una firma de correo en outlook 2010
Si te has vuelto loco buscando la forma de crear una firma de correo en outlook 2010 a continuación te cuento rápidamente cómo configurarla.
Esta vez no tenemos que acceder ni a las opciones de outlook o similar. Directamente redacta un nuevo correo.
En la ventana del nuevo mensaje haz clic sobre Firma y selecciona Firmas.
Ahora ya tenemos abierta la ventana habitual para la configuración de las firmas de correo de versiones anteriores.
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Cambiar la frecuencia de enviar y recibir en outlook 2010
Si has actualizado de versiones anteriores a Office 2010 quizá te sientas perdido para cambiar la frecuencia de enviar y recibir en Outlook 2010.
Haz clic en Archivo y Opciones.
Ve a Avanzado y haz clic sobre Enviar y Recibir.
Una vez en la ventana de Grupos de envío y recepción nos aseguramos de que esté activada la casilla de verificación Programar un envío y recepción automáticos cada y cambiamos el valor a los minutos que queramos.
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Enviar mails desde excel
Enviar mails desde excel, word o access puede ahorrarnos tiempo y es muy sencillo. Te lo muestro a través de Word. Hacemos clic en el botón para agregar botones a la barra de acceso rápido en la parte superior izquierda.
Una vez desplegada seleccionamos Correo electrónico.
Ya tenemos el icono que nos permite enviar por mail el documento que estamos redactando con un solo clic.
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